Datenschutzerklärung
Version: 2.0.0
Letzte Aktualisierung: 18. Februar 2026
Gültig ab: 18. Februar 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Plattform Flowbit AI. Sie entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
2. Datenschutzbeauftragter
Zwischenzeitlicher Kontakt: privacy@flowbitai.com
Hinweis: Die formelle Benennung eines Datenschutzbeauftragten steht in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße noch aus (vgl. Art. 37 DSGVO, Sec. 38 BDSG).
3. Erhobene Daten
(a) Kontoinformationen
- Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle im System
(b) Automatisch erfasste Daten
- IP-Adresse, Browsertyp, Nutzungsdaten, Cookies
(c) Daten von Drittanbietern
- OAuth-Profildaten von Microsoft (mit Einwilligung)
- E-Mail-Metadaten bei Outlook-Integration (mit ausdrücklicher Einwilligung)
4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)
User Registration and Authentication
To create and manage user accounts for accessing the platform
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Document Processing and Analysis
To provide document analysis and data extraction services
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Outlook Integration
To automatically process documents from email attachments
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Usage Analytics
To analyze platform usage and improve services
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Security and Fraud Prevention
To ensure platform security and prevent fraud
Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
5. Zwecke der Verarbeitung
- Bereitstellung und Betrieb unserer Dokumentenverarbeitungsdienste
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion
- Kontoverwaltung und Kundensupport
- Sicherheit und Betrugsverhütung
- Analysen zur Verbesserung der Plattform (mit Einwilligung)
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
6. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Wir setzen Auftragsverarbeiter in den folgenden Kategorien ein:
- Cloud-Infrastruktur-Anbieter (EU) — Dokumentenspeicherung
- Datenbankanbieter (EU) — Kontodaten und Metadaten
- Anwendungs-Hosting-Anbieter (EU) — Plattformbetrieb
- E-Mail-Integrationsdienst (EU) — Outlook-Integration (mit Einwilligung)
Eine detaillierte Liste unserer Auftragsverarbeiter ist für registrierte Benutzer in den Datenschutzeinstellungen verfügbar oder auf Anfrage unter privacy@flowbitai.com erhältlich.
7. Internationale Datenübermittlung
Ihre Daten können in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden. Wir stellen angemessene Garantien sicher durch:
- Standardvertragsklauseln (SVK/SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
- Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO)
- EU-US Data Privacy Framework (DPF) für US-Empfänger mit DPF-Zertifizierung
8. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es erforderlich ist:
- Kontodaten: 2 Jahre nach letzter Aktivität
- Dokumente: 1 Jahr (anpassbar)
- Audit-Logs: 3 Jahre (Compliance)
- Aktivitätsprotokolle: 90 Tage
- Einwilligungsnachweise: 6 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
- Sicherheitsprotokolle: 2 Jahre
- Gelöschte Benutzerdaten: 30 Tage bis zur endgültigen Löschung
9. Ihre Rechte (Art. 15-22 DSGVO)
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen beruht.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: privacy@flowbitai.com
10. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)
Wir setzen KI-Technologien zur Dokumentenextraktion und -analyse ein. Dabei gilt:
- KI wird zur automatisierten Extraktion von Daten aus Dokumenten verwendet.
- Alle KI-Ergebnisse können von Benutzern überprüft und korrigiert werden.
- Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
11. Cookies
Wir verwenden Cookies wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über unseren Einwilligungsbanner verwalten.
12. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:
- Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung (AES-256)
- Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmechanismen
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits
- Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle (Incident Response)
13. Datenschutzverletzungen (Art. 33/34 DSGVO)
Im Falle einer Datenschutzverletzung:
- Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).
- Benachrichtigung der betroffenen Personen ohne unangemessene Verzögerung, wenn ein hohes Risiko für deren Rechte und Freiheiten besteht (Art. 34 DSGVO).
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden Ihnen mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder Plattformbenachrichtigung mitgeteilt. Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Zustimmung.
15. Kontakt
Für datenschutzbezogene Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte:
E-Mail: privacy@flowbitai.com
Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.